Вернуться к обычному виду

Деятельность

Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

  • хранение и учет документов принятых в архивный отдел;
  • представление в установленном порядке учетных данных в управление государственной архивной службы Самарской области;
  • проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
  • подготовка представление в Администрацию муниципального района Кошкинский предложений по обеспечению сохранности документов,хранящихся в архивном отделе;

1.1. Архивный отдел обеспечивает:

  • хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного Фонда Самарской области, в том числе образовавшихся в деятельности администрации муниципального района Кошкинский с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района Кошкинский Самарской области;
  • хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного Фонда образовавшихся в процессе деятельности Самарской области по реализации отдельных государственных полномочий, которым наделяется муниципальный район Кошкинский;
  • хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного Фонда Самарской области;
  • хранение документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций / не имеющих правопреемника / действующих на-территории района;
  • хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов необходимых для осуществления его практической деятельности, печатных , аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.
1.2. Архивный отдел при наличии свободных площадей и необходимых условий по согласованию с Администраций муниципального района Кошкинский может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы действующих государственных и муниципальных предприятий, а также общественных организаций и граждан.
1.3. Документы негосударственной части Архивного Фонда Самарской области поступают на хранение в архивный отдел администрации муниципального района на условиях договоров, между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации муниципального района Кошкинский при наличии доверенности.
2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое ,научное, социальное, политическое, экономическое или культурное значение для района, в том числе:
  • составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией муниципального района Кошкинский и согласовываемых с управлением государственной архивной службы Самарской области; систематическая работа по их уточнению;
  • отбор документов постоянного и долговременного хранения в архивный отдел;
  • проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов хранящихся в архивном отделе.
3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации муниципального района в сохранении комплектовании и использования их архивов, включая:
  • проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
  • ведение в установленном порядке учета документов хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях находящихся на территории муниципального района Кошкинский;
  • рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций- источников комплекто¬вания архивного отдела и инструкцией по делопроизводству;
  • рассмотрение и представление в управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
  • рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке установленном управлением государственной архивной службы Самарской области;
  • изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
  • создание организационно- методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
  • разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
  • информирование органов местного самоуправления района ,иных организаций района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических;
  • организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных;
  • выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
  • исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
  • рассмотрение заявлений, предложений, жалоб, прием граждан;
  • создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-
  • поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

Дата изменения: 02.04.2014 15:04